Fragt man in einem Betrieb, wo die Zeit im Büro bleibt, kommen schnell Antworten: die Angebote, die Rechnungen, der Papierkram. Das stimmt meistens. Es ist aber nur die Hälfte.
Die andere Hälfte steckt in Handgriffen, die so klein sind, dass niemand sie zählt. Wir nennen sie Zeitdiebe.
Woran man einen Zeitdieb erkennt
Ein Zeitdieb ist keine große Aufgabe. Er ist ein Handgriff, der ein paar Minuten kostet und so oft vorkommt, dass niemand mehr darüber nachdenkt. Ein Termin, der aus einer Mail in den Kalender übertragen wird. Eine Kundennummer, die jemand nachschlägt, weil sie im Auftrag fehlt. Ein Rückruf, weil der Monteur nicht weiß, ob das Material schon bestellt ist.
Jeder dieser Handgriffe ist harmlos. Zusammen sind es oft Stunden pro Woche. Und weil sie über den ganzen Tag verteilt sind, tauchen sie in keiner Planung auf.
Warum Schätzen hier nicht hilft
Wer gefragt wird, wo seine Zeit hingeht, antwortet ehrlich und liegt trotzdem oft daneben. Man erinnert sich an die großen Aufgaben und vergisst die kleinen. Das Angebot, das zwei Stunden gedauert hat, bleibt im Kopf. Die zwanzig Mal drei Minuten, in denen jemand etwas gesucht hat, nicht.
Deshalb hilft Schätzen wenig. Zählen hilft.
Der Test: eine Woche Strichliste
Legen Sie für eine Woche einen Zettel neben jeden Arbeitsplatz im Büro, und wenn es geht, auch ins Auto. Darauf stehen vier Zeilen:
- Etwas abgetippt, das schon irgendwo stand
- Etwas gesucht
- Bei jemandem nachgefragt, weil eine Angabe fehlte
- Auf etwas gewartet, das ein anderer erst liefern musste
Jedes Mal, wenn es passiert, ein Strich. Keine Uhrzeit, keine Begründung, nur ein Strich. Das dauert eine Sekunde und stört die Arbeit nicht.
Was nach einer Woche auf dem Zettel steht
In den meisten Betrieben ist eine der vier Zeilen deutlich voller als die anderen. Das ist der erste Hinweis, wo ein Zeitdieb sitzt.
Viele Striche bei „abgetippt“ heißen fast immer, dass dieselben Daten an zwei Stellen gepflegt werden. Viele Striche bei „gesucht“ heißen, dass es für eine bestimmte Sorte Information keinen festen Ort gibt. Viele Striche bei „nachgefragt“ heißen, dass das Wissen bei einer einzigen Person liegt. Und viele Striche bei „gewartet“ zeigen eine Übergabe zwischen Büro und Betrieb, die nicht klar geregelt ist.
Was Sie damit anfangen
Nehmen Sie die vollste Zeile und fragen Sie, welcher einzelne Vorgang die meisten Striche gebracht hat. Meist ist es einer, selten mehr als zwei. Das ist Ihr erster Zeitdieb.
Ob dagegen eine Software hilft, eine Automatisierung oder einfach eine neue Ablage, ist erst die zweite Frage. Manchmal reicht eine Liste, die alle finden. Manchmal braucht es eine Verbindung zwischen zwei Programmen, damit niemand mehr abtippt. Die Reihenfolge ist aber immer dieselbe: erst zählen, dann entscheiden.
In dieser Serie
In den nächsten Teilen sehen wir uns die häufigsten Zeitdiebe einzeln an: den Medienbruch zwischen Zettel und Programm, das Angebot, das zwischendurch im Auto entsteht, und Wartungstermine, die nur ein Kollege im Kopf hat.
Wenn Sie Ihre Strichliste nicht allein auswerten möchten, ist das ein guter Anlass für ein Praxis-Update. Wir kommen für 30 Minuten zu Ihnen in den Betrieb, und Sie zeigen uns, wo es hakt. Danach bekommen Sie ein Ideenblatt mit zwei bis drei konkreten Vorschlägen.