Es gibt Themen, bei denen hilft kein Aussitzen. Die elektronische Rechnung ist so eins: Die Fristen stehen fest, und die erste rückt näher. Der Weg dorthin gabelt sich allerdings — und welcher Ast Ihrer ist, entscheidet eine einzige Zahl.
Die Gabelung: 800.000 Euro
Maßgeblich ist der Umsatz des Vorjahres. Für den Januar 2027 heißt das: der Umsatz von 2026, also vom laufenden Jahr.
Mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Sie Ihre Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. Papier und einfache PDF sind dann im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen nicht mehr zulässig. Für die meisten Betriebe mit einer Handvoll Mitarbeitern ist das der eigene Termin — und bis dahin sind es noch knapp 15 Monate.
Bis 800.000 Euro: Sie dürfen ein Jahr länger ausstellen wie bisher, ab dem 1. Januar 2028 ist dann auch für Sie Schluss. Nur: Ihre großen Lieferanten liegen über der Schwelle. Großhandel, Hersteller, Energieversorger schicken ab Januar 2027 E-Rechnungen, viele tun es heute schon. Die müssen Sie lesen, prüfen, buchen und richtig archivieren können. Der Eingang kommt also vor dem Ausgang.
Der Treffpunkt: Empfangen müssen alle schon heute
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ohne Übergangsfrist, unabhängig von der Größe, auch Kleinunternehmer. Formal genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Praktisch heißt es: Jemand ist zuständig, die Datei wird nicht nur geöffnet, sondern gelesen, und sie wird so abgelegt, dass der Datenteil acht Jahre unverändert bleibt.
Der Punkt, den die meisten falsch verstehen
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung.
Das ist der häufigste Irrtum bei diesem Thema, und er ist verständlich: Die Rechnung ist elektronisch, sie kommt per Mail, sie ist kein Papier. Trotzdem zählt sie nicht.
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Datei in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In der Praxis heißt das XRechnung oder ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD sieht die Datei aus wie ein normales PDF, sie enthält die Rechnungsdaten zusätzlich in maschinenlesbarer Form. Man sieht es ihr nicht an. Das Programm, das sie erzeugt, muss es können.
Wer eine PDF aus Word heraus erzeugt und per Mail schickt, erfüllt die Anforderung nicht — auch nicht, wenn er es seit Jahren so macht und nie jemand gemeckert hat.
Was nicht betroffen ist
Rechnungen an Privatkunden. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Fahrausweise. Kleinunternehmer dürfen weiter ohne E-Rechnung ausstellen, empfangen müssen sie trotzdem können. Für einzelne steuerfreie Leistungen gelten Ausnahmen — das klärt im Zweifel Ihr Steuerberater, nicht dieser Beitrag.
Was passiert, wenn man es lässt
Eine Rechnung, die nach Fristablauf als einfaches PDF rausgeht, ist umsatzsteuerlich nicht ordnungsgemäß. Für den Empfänger kann der Vorsteuerabzug zum Problem werden — also fragt er nach, reklamiert oder hält im Zweifel die Zahlung zurück.
Der eigentliche Druck kommt nicht vom Finanzamt. Er kommt vom Kunden, der eine korrekte Rechnung braucht und sie einfordert.
Was jetzt sinnvoll ist
Erstens, auf beiden Ästen: den Eingang prüfen. Nicht theoretisch, praktisch. Kommt eine E-Rechnung an, findet sie jemand, wird sie richtig abgelegt?
Zweitens, auf dem oberen Ast mit Termin Januar 2027: klären, welches Programm die Rechnungen erzeugt und ob es E-Rechnungen kann. Bei vielen älteren Programmen lautet die Antwort nein, und beim Hersteller lautet sie: kommt später. Dafür bleibt bis Dezember Zeit, aber nicht mehr viel.
Drittens: beides zusammen anschauen. Was als Daten kommt und als Daten geht, muss keiner mehr abtippen. Die E-Rechnung ist eine Formatanforderung, kein Digitalisierungsprojekt. Sie wird nur dann eins, wenn man sie zum Anlass nimmt, den ganzen Ablauf anzuschauen — und das kann sich lohnen.
Im nächsten Teil: Warum genau das oft die bessere Idee ist.
Stand Oktober 2026 · keine Steuerberatung